やぁ。thflareです。この時期の学校では、だんだんと成績をつけなければと意識していくことが増えてきますね。
もちろん、最終的に通知表を出すのは年末の２学期末ですが、中３は受験に向けてというのもあって、早めに成績について考え始めますね。もちろん１・２年生もまだ先とはいえ、直前にあれこれ処理して忙しくなるのは避けたいところ。
とりあえず、２学期の成績を処理するためのExcelシートを作ってと頼まれました。
テスト点やら、単元テストの点やらをまとめて評定を算出したりとするものの、使っている関数はそこまで複雑だったり聞きなれないものを使っているわけではありません。
しかし、やはり慣れていなかったりすると手間取るのも事実。
ということで、今回から何回かに分けて、ある程度Excelを使えるようになるための投稿をしていきます。
今回は【使い方編】です。ここから、【関数編】【応用編】【実践編】と続けていく予定です。
Excelとは？
まず、Excelとはなんでしょうか？
イマドキの方なら、大体の人が使ったことはあるとは思いますが、いわゆる表計算ソフトです。
シンプルな表として使うことができますし、その表の値を使ってさまざまな関数でデータを処理したりすることもありますね。
学生だとほとんどやることはないかもしれませんが、実は、Excelでテストの解答用紙を作成することもできます。
ちなみに、最初の方は触ったことがない人向けなので、「それくらい知っとるわ」って人はどんどん飛ばしてください。
Excelをインストールしよう！
まずはExcelをダウンロード・インストールしましょう。大学生であれば、大学でMicrosoftOfficeのライセンスを包括契約していてタダで使うことができることもありますね。そうでなければ、MicrosoftOfficeのHPの方から、購入しましょう。
サブスクの「Microsoft 365」か、永続ライセンス版の「Office Personal 2021」のどちらかで購入できます。
Excelを使ってみよう！
Excelをダウンロードしてみたら、さっそく起動してみましょう。
起動して、空白のブックを作成してみましょう。作成すると、たくさんの表の枠がズラーっと並んでいる画面になります。
このひとつひとつの枠が「セル」と呼ばれています。このセルは横方向に、A,B,C…という列の座標と、縦方向に、1,2,3…という行の座標で名付けられています。一番左上のセルはA列の１行目で「A1」という感じ。
Excelではこのセルにいろいろと値を入れていって表を作ったり、データを処理していきます。
セルに色々入れてみよう
表を作るにしても、そこからデータを処理するにしても、セルの中に数値が入っていなければ始まりません。まずはセルを選択して、色々とデータを入れていきましょう。
このように名前や点数、番号などを入れてみると表っぽくなってきます。
罫線を引いたり色をつけよう
名前や数値などを入れただけでは、表のセルの数が多くなると、見づらくなってしまいます。
ここで、表に罫線をいれたり、見出しの行に色をつけたりなどでわかりやすくしてあげましょう。
ここで表に罫線を引いて、見出し行に色をつけてみるとこんな感じ。
罫線と色を付けるだけでそれっぽくなりました。
平均を出してみよう
テストなどを返却すると絶対に「先生、平均は？」と聞かれますね。上の例のような３人くらいの平均なら暗算でも出せますが、これが1クラス分となるとそうもいきません。
こういった、データを処理するときに使うのが「関数」です。
関数とは、なにか値を入れると、それぞれの役割に応じた処理をしてくれるものです。
３人の平均を出したいとなれば、使う関数は「AVERAGE関数」です。
今回のような関数を使う場合はセルに「=AVERAGE(D3:D5)」と入力します。
「=」を最初に入れることで、「これはただの文字列ではなく、関数ですよ」ということを定義します。
その後には使う関数の名前を入れてあげます。今回はAVERAGE関数なので「AVERAGE」と入力します。
関数の名前の後の()には、それぞれの関数に応じた値を入力します。今回は平均を出したい値があるセルを指定しています。
セルの指定の仕方は「D3,D4,D5」のように、個別で指定することもできますが、基本は「D3:D5」のように、「：」を使って、「ここからここまで」というように指定します。
ほかにもいろいろな関数がありますが、それはまた次の回で紹介していきます。
おわりに
本当に基礎的なことについてお話ししました。
正直、「こんなことわかってるわ」って人がほとんどな内容になったような気がします。
次回には、僕が学校現場でデータを処理するときによく使う関数を紹介していきますので、ぜひ引き続きよろしくお願いします。
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